*Por Cris Paiva, mentora em comunicação.
Quando o assunto é melhorar a comunicação, as questões a serem aprimoradas podem ser das mais variadas ordens. Nesses mais de 15 anos de dedicação ao trabalho com equipes no desenvolvimento de uma comunicação corporativa mais qualificada, é consenso: a falta de assertividade comunicativa em reuniões prejudica e muito os resultados e atrasa os processos.
Ouço com frequência: “precisamos reduzir o número de reuniões intermináveis e que não trazem soluções”. A chave para resolver essa questão não está na redução da quantidade de encontros, mas na eficiência na condução e direcionamento das discussões. A comunicação efetiva vai ajudar nesse processo em busca de soluções. Para tornar as reuniões mais eficientes, eu trouxe algumas orientações.
Dez dicas para tornar as reuniões mais eficientes
Há técnicas que ajudam a equipe a discutir problemas e encontrar soluções de forma mais eficiente. Se você precisa liderar reuniões, adote as seguintes estratégias:
1- Prepare-se para a reunião. Faça um levantamento dos objetivos da conversa.
2- Selecione os problemas a serem discutidos.
3- Liste os resultados já mensurados.
4- No início do encontro, retome pontos discutidos na última reunião. Coloque o grupo na mesma página. Atualize todos que estão presentes.
5- Fale o que será discutido e indique a expectativa para o final da reunião.
6- Estimule os participantes a contribuir com as suas experiências e conhecimentos. Para isso, faça perguntas abertas.
7- Valorize a participação de todos. Diga o quanto é importante ouvir a perspectiva de cada um para que construam uma solução criativa e inovadora.
8- Conduza a conversa sempre com foco no objetivo final. Caso alguém se desvie do tema discutido, peça de forma firme e gentil que retome o assunto em outro momento.
9- Ao se aproximar do encerramento da reunião, retome os pontos que foram elencados no início e veja se conseguiram passar por todos eles.
10- Feche a reunião com um plano de ação em mente.
Experimente implantar as 10 estratégias na próxima vez em que você liderar uma reunião. Ter consciência sobre as ferramentas que podem ser usadas na condução do processo faz toda a diferença. E a chave para uma reunião de sucesso é o planejamento.
Até a próxima!
