Por Cristina Paiva, Mentora em Comunicação*
Uma das conversas mais difíceis que podemos enfrentar no ambiente de trabalho é comunicar algo que não está indo bem. Por que é tão desafiador? Porque não queremos colocar o outro em uma posição desconfortável, vulnerável ou de culpa, e a possibilidade de uma reação negativa também pode nos intimidar. No entanto, um feedback bem conduzido pode melhorar o desempenho e fortalecer a relação entre colegas. Aqui estão práticas que podem tornar esse processo mais assertivo e colaborativo:
1. Foque nos fatos, não em avaliações
É essencial ser claro e objetivo sobre o que está sendo abordado. Evite mensagens vagas ou com avaliações subjetivas. Em vez de dizer: “Você precisa melhorar o relatório” ou “Você está sendo muito competitivo”, pergunte-se: o que essa pessoa disse ou fez que levou a essa percepção? Tente reformular de forma mais específica, como: “Observei que o último relatório não continha todos os dados que combinamos.”
2. Dê espaço para a versão da outra pessoa
Permitir que a pessoa compartilhe sua visão é fundamental. Perguntas abertas, como “O que houve?” ou “Vamos entender o que aconteceu?”, incentivam a pessoa a refletir e oferecem uma oportunidade de aprendizado mútuo. Esse espaço de escuta ativa contribui para que o feedback seja uma troca construtiva, em vez de uma comunicação unilateral.
3. Evite tom acusatório: mude o foco da frase
Para que o feedback não pareça uma acusação, você pode inverter o sujeito. Em vez de dizer: “Você não entregou o relatório no prazo”, experimente algo como: “O relatório não foi entregue na data combinada.” Essa mudança sutil ajuda a aliviar a carga sobre a pessoa, permitindo que ela se sinta mais confortável para ouvir e participar da conversa.
4. Construa um plano de ação em conjunto
Ao discutir ações futuras, leve algumas sugestões, mas permita que a pessoa contribua com ideias também. Diga algo como: “Que tal tentarmos…?” ou “E se fizéssemos…?”. Essa abordagem participativa transforma o feedback em uma parceria e reforça o senso de pertencimento e responsabilidade.
5. Mostre o impacto: benefícios e consequências
Esclareça as razões por trás do comportamento esperado, mostrando os benefícios para a pessoa, o time e a empresa. Se a situação não for ajustada, exponha também os possíveis prejuízos, sempre de forma construtiva, sem dramatizar. Deixe claro que você está compartilhando isso para promover o crescimento e o desenvolvimento da pessoa.
6. Demonstre preocupação com o desenvolvimento da pessoa
Faça com que ela se sinta parte do time, não como alguém que cometeu um erro, mas como alguém que pode melhorar e se desenvolver. O feedback deve reforçar a ideia de que estamos todos em constante evolução e que o objetivo é alcançar resultados cada vez melhores.
7. Prepare soluções e envolva-se na execução
Antes da conversa, tenha clareza sobre os pontos que precisam ser discutidos e pense em possíveis soluções para cada um, evitando que os mesmos problemas ocorram. Por exemplo, se o desafio envolve informações descentralizadas, você pode sugerir: “Que tal criarmos um arquivo único com todas as informações?” Ou, se for falta de clareza, proponha: “Vamos alinhar de forma mais específica cada ação?” Incentive a pessoa a pensar em soluções também e trate o problema como um desafio conjunto: “O que podemos fazer para evitar essa situação no futuro?” Esse posicionamento demonstra que o objetivo é o sucesso coletivo, e não apenas a correção de um erro individual.
8. Mostre-se vulnerável, se necessário
Não hesite em compartilhar desafios que você mesmo enfrentou ou dificuldades que possam ter contribuído para o problema. Essa transparência ajuda a construir confiança e mostra que o erro é uma oportunidade de aprendizado para todos, incluindo você.
Em resumo, um feedback construtivo é claro, colaborativo e orientado para soluções. Quando o problema é abordado com empatia e clareza, a solução se torna uma conquista compartilhada e um passo em direção a um ambiente de trabalho mais positivo e produtivo.
